Verkkosivujen tietosuojakuvaus

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Saivon Oy
Y-tunnus 3016600-1
Syvänsalmenkatu 10 A 39, 02260 Espoo
040 217 4750
info@saivon.fi

Tietosuoja- ja rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Meri-Tuuli Saarelainen
meri-tuuli.saarelainen@saivon.fi

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Tekniset tiedot

Verkkopalvelun käytöstä voi syntyä IP-osoitteeseen, vierailun ajankohtaan, avattuun sivuun tai tiedostoon, selaimeen, laitteeseen sekä palvelimen vastaus- ja virhetilanteisiin liittyviä teknisiä lokitietoja.

Yhteydenoton tiedot

Yhteydenottopyynnössä käsiteltäviä tietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toivottu yhteydenottotapa sekä tieto siitä, koskeeko yhteydenotto vastaajaa itseään vai hänen läheistään. Lisäksi käsittelemme yhteydenoton hoitamisessa syntyvää viestintää.

Lomake välittää tiedot suojatun verkkoyhteyden kautta Saivonin palvelimella sähköpostiviestinä osoitteeseen info@saivon.fi. Sivusto ei tallenna lomakkeen sisältöä tietokantaan. Tiedot tallentuvat Saivonin sähköpostilaatikkoon, jossa niitä käsitellään ja säilytetään tässä kuvauksessa kerrotun ajan. Verkkohotellin teknisiin lokitietoihin voi tallentua lomakkeen lähettämiseen liittyviä teknisiä tapahtumatietoja.

3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella?

• Sivuston toimivuus ja turvallisuus: Saivonin oikeutettu etu varmistaa verkkosivuston turvallinen ja luotettava toiminta, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
• Yhteydenottoon vastaaminen: sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstä tai Saivonin oikeutettu etu hoitaa yhteydenotto, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohta.
• Lakisääteiset velvollisuudet: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta silloin, kun tietojen säilyttäminen perustuu Saivonia koskevaan velvoitteeseen.

4. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan sinulta, käyttämältäsi selaimelta ja laitteelta sekä verkkopalvelimen toiminnasta. Jos toinen henkilö ottaa yhteyttä läheisensä tilanteesta, yhteydenottoa koskevat tiedot saadaan häneltä.

5. Älä lähetä arkaluonteisia tietoja

Yhteydenottolomake ja tavallinen sähköposti eivät ole tarkoitettu terveystietojen, sosiaalihuollon asiakastietojen, henkilötunnuksen, potilasasiakirjojen tai muiden arkaluonteisten tietojen lähettämiseen. Ensimmäisessä yhteydenotossa riittävät yhteystiedot. Sovimme tarvittaessa turvallisen tavan jatkaa asian käsittelyä.

Jos yhteydenotossa tulee silti arkaluonteisia tietoja, rajaamme niiden käsittelyn välttämättömään ja poistamme tarpeettomat tiedot verkkoyhteydenoton aineistosta.

6. Kuka tietoja käsittelee?

Tietoja käsittelevät Saivonissa vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtävässään. Saivonin lukuun tietoja voivat käsitellä verkkosivuston hosting- ja ylläpitopalvelun sekä sähköpostipalvelun toimittajat. Palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä ja tietoturvasta.

Saivon ei myy henkilötietoja eikä luovuta niitä mainostajille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle vain lain edellyttämällä perusteella.

7. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jos käyttämämme palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen ja tarvittavat suojatoimet, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai vakiolausekkeet.

8. Evästeet ja kävijäanalytiikka

Sivusto ei käytä kävijäanalytiikkaa, markkinointipikseleitä tai markkinointievästeitä. Sivusto voi käyttää vain toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä teknisiä ratkaisuja. Jos otamme myöhemmin käyttöön muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia teknologioita, pyydämme niille ennakkosuostumuksen ja päivitämme tämän kuvauksen.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Saivonin hallinnassa olevia teknisiä lokitietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 30 päivää. Tietoturvapoikkeamaan liittyviä lokitietoja voidaan säilyttää pidempään asian selvittämiseksi ja oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

Yhteydenottoa ja siihen liittyvää viestintää säilytetään enintään 12 kuukautta asian päättymisestä, ellei asiakkuus ala tai pidempi säilytys ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi. Jos yhteydenotto johtaa asiakkuuteen, tarpeelliset tiedot käsitellään asiakas- ja potilastietojen tietosuojaselosteen mukaisesti.

10. Miten tiedot suojataan?

• salatuilla verkkoyhteyksillä ja ajantasaisilla teknisillä suojaustoimilla
• tehtävän mukaan rajatuilla käyttöoikeuksilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla
• palveluntarjoajia koskevilla tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksilla
• poikkeamien seurannalla ja tarpeettomien tietojen poistamisella
• salassapidolla, ohjeistuksella ja perehdytyksellä

11. Mitkä oikeudet sinulla on?

Oikeutesi riippuvat tietojen käsittelyn perusteesta. Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin tietoihin, virheellisen tiedon oikaisua, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa Saivonin oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Lähetä pyyntö Meri-Tuuli Saarelaiselle osoitteeseen meri-tuuli.saarelainen@saivon.fi. Voimme pyytää varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista. Älä lähetä arkaluonteisia henkilötietoja tavallisessa sähköpostissa.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (avautuu uuteen välilehteen).

12. Automaattinen päätöksenteko ja kuvauksen päivittäminen

Saivon ei tee verkkosivuston tietojen perusteella henkilöön kohdistuvia päätöksiä yksinomaan automaattisesti eikä profiloi sivuston kävijöitä. Päivitämme tätä kuvausta aina, kun verkkosivuston henkilötietojen käsittely muuttuu.